Que contient le plan d’urgence d’un cabinet d’avocats ? Réponse simple : le strict minimum dont quelqu’un aurait besoin pour empêcher votre cabinet d’imploser dans les premiers jours de votre absence.

Vous ne laisseriez jamais un client diriger une entreprise sans que des protections de base soient mises en place. Pas d’accord d’exploitation, pas de clause d’achat-vente, pas de plan pour ce qui se passerait si une personne clé disparaissait demain. Vous leur diriez qu’ils étaient imprudents.

Alors laissez-moi vous demander quelque chose :

Qu’arrive-t-il à votre cabinet d’avocats si vous ne pouvez pas vous présenter lundi ?

Pas la retraite. Pas une sortie prévue. Je veux dire l’inattendu. Une crise sanitaire. Un accident. Quelque chose qui vous fait sortir de votre pratique sans aucun avertissement. J’ai passé plus d’une décennie à conseiller les propriétaires de cabinets d’avocats sur les transitions et les ventes, et le modèle que je constate le plus souvent n’est pas une mauvaise affaire ou une offre modeste. C’est un propriétaire qui a construit un excellent cabinet et n’a jamais créé de plan d’urgence de base pour celui-ci. L’entreprise qui a été l’œuvre de leur vie devient une crise que leur famille doit gérer sans feuille de route.

75 % des avocats prévoient de travailler après 65 ans – seulement 30 % le font réellement

Voici une statistique qui devrait arrêter chaque propriétaire d’entreprise en pleine gorgée. Selon le profil ABA de la profession juridique, environ 75 % des avocats prévoient de travailler après 65 ans, mais seulement 30 % environ le font réellement. L’écart entre l’intention et la réalité est énorme, et il est généralement comblé par des problèmes de santé, un épuisement professionnel, des obligations familiales ou des changements de marché que personne n’avait prévu.

Cela signifie qu’il y a de très fortes chances que votre départ de votre entreprise ne se fasse pas selon vos conditions, à moins que vous n’ayez effectué le travail à l’avance. Et je ne parle même pas d’un plan de succession complet ou d’une vente. Je parle du strict minimum : un ensemble d’instructions que quelqu’un peut suivre si vous êtes soudainement indisponible.

Que se passe-t-il dans le plan d’urgence d’un cabinet d’avocats (indice : il ne s’agit que de 5 éléments)

Je l’appelle le dossier rouge. Ce n’est pas compliqué. Ce n’est pas un document de 50 pages sur la continuité des activités. Il s’agit d’un dossier unique – physique, numérique ou les deux – qui contient les cinq éléments dont une personne aurait besoin pour empêcher votre cabinet d’imploser au cours des 72 premières heures de votre absence.

Voici ce qu’il y a dedans.

1. Un avocat de triage

Il s’agit de la personne — un collègue, un ami du barreau, quelqu’un en qui vous avez confiance — qui a accepté à l’avance d’intervenir et de couvrir vos affaires actives si vous ne le pouvez pas. Pas de façon permanente. Juste assez longtemps pour éviter que les délais ne dépassent les délais et que les clients ne paniquent. De nombreux barreaux d’État encouragent ou exigent activement ce type d’arrangement. Le guide « Planning Ahead » du barreau de l’État de l’Oregon est l’une des meilleures ressources disponibles pour mettre en place cela. Si vous n’avez pas cette conversation avec quelqu’un, votre famille se démènera pour trouver un étranger prêt à s’en charger alors qu’elle est déjà aux prises avec une crise.

2. Mots de passe principaux et identifiants d’accès

Votre système de gestion de cabinet, courrier électronique, comptes de dépôt judiciaire, stockage cloud, comptes financiers. Si personne ne peut se connecter, personne ne peut aider vos clients. Écrivez-les. Rangez-les en toute sécurité. Dites à quelqu’un où il se trouve.

3. IOLTA et informations sur le compte en fiducie

C’est celui qui peut créer une véritable exposition juridique et éthique. Selon la règle modèle ABA 1.15, vos comptes en fiducie doivent être accessibles, documentés et rapprochés. Si quelque chose vous arrive et que personne ne sait où se trouvent les fonds des clients ni comment les comptabiliser, vous avez créé un problème qui va bien au-delà de la continuité des activités : vous avez créé une plainte au bar qui attend d’être traitée.

4. Une liste de fournisseurs et de contacts

Qui gère votre informatique ? Qui est ton propriétaire ? Votre transporteur pour faute professionnelle ? Votre comptable ? L’avocat de l’autre côté de vos trois plus grandes affaires actives ? Ce sont des appels qui doivent arriver rapidement, et personne ne devrait avoir à fouiller dans votre boîte de réception pour savoir qui contacter. Le plan d’urgence de votre cabinet d’avocats doit comporter une liste à jour de vos contacts importants.

5. Évaluation actuelle ou au moins une idée approximative de la valeur de votre entreprise

C’est important, car si votre absence devient permanente, votre famille ou votre succession devra prendre des décisions concernant la pratique. La vendre, la fusionner, la liquider – toutes ces conversations commencent par comprendre quelle est réellement la valeur de l’entreprise. La règle modèle ABA 1.17 régit la vente d’un cabinet d’avocats et décrit les exigences spécifiques concernant la notification aux clients et la protection des frais. Sans base de valorisation, celui qui hérite de cette décision négocie à l’aveugle.

Pourquoi la plupart des propriétaires de cabinets d’avocats ignorent la planification de la succession (et pourquoi cela se retourne contre vous)

Je comprends. Personne ne veut penser aux pires scénarios, surtout lorsque les affaires vont bien et que la retraite semble être un concept lointain. Et il existe un type particulier de résistance parmi les avocats que j’ai fini par reconnaître : la conviction que planifier votre absence tente en quelque sorte le destin, ou que cela signale que vous êtes sur le point de partir. Un rapport Bloomberg Law de 2023 a révélé que la grande majorité des propriétaires de petites entreprises n’ont aucun plan de succession écrit – alors même que la profession est confrontée à une vague de départs à la retraite sans précédent.

C’est le contraire.

Avoir un plan d’urgence en place est ce qui vous permet de continuer à gérer votre entreprise en toute confiance. Cela signifie que vous n’êtes pas à un mauvais jour d’une catastrophe qui affectera simultanément vos clients, votre personnel et votre famille.

Pensez-y un instant du point de vue de vos clients. Si l’avocat en qui ils ont confiance pour leurs affaires juridiques les plus importantes disparaissait demain, auraient-ils une idée de ce qui se passerait ensuite ? Est-ce que quelqu’un dans votre entreprise le ferait ? Votre conjoint le ferait-il ?

Comment élaborer le plan d’urgence de votre cabinet d’avocats cette semaine

Le Dossier Rouge n’est pas un projet de six mois. Vous pouvez créer une version fonctionnelle en un après-midi. Choisissez l’avocat de triage et discutez-en cette semaine. Passez une heure à compiler vos mots de passe et vos contacts clés. Extrayez votre dernier rapprochement IOLTA et placez-le dans un endroit accessible. Si vous n’avez jamais fait faire d’évaluation, documentez au moins vos revenus annuels, vos frais généraux et un numéro approximatif d’indemnisation du propriétaire afin que quiconque en ait besoin ait un point de départ.

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Vous savez déjà que c’est la bonne chose à faire. Vous en dites une version à vos clients chaque jour. La seule différence est que cette fois, le client, c’est vous.

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