La délégation du travail juridique est la clé pour libérer le potentiel de votre cabinet d’avocats. Suivez ces conseils des meilleurs conseillers en amélioration des processus juridiques, Karen et David Skinner, et apprenez à le faire de la bonne manière.

Pop-Quiz !

Quelle est la plus grande perte de temps et d’argent dans la plupart des cabinets d’avocats ?

(a) Le temps que vous passez à attendre des choses (b) Corriger les erreurs et reformuler (c) Tous les e-mails que vous devez parcourir chaque jour (d) Les heures que vous passez en réunions inutiles

Réponse : Aucune des réponses ci-dessus (même si celles-ci sont également assez ennuyeuses) !

La plus grande source de gaspillage dans les cabinets juridiques réside dans les mauvaises personnes qui font le travail.

Dans un petit cabinet ou dans un cabinet individuel, la « mauvaise personne » est généralement vous… et c’est l’un des plus grands obstacles auxquels vous serez confronté lorsque vous développerez votre cabinet d’avocats.

Dans des articles précédents, nous avons expliqué comment créer les bases de la croissance. Les systèmes. Les processus. La meilleure technologie. Vous êtes maintenant prêt à franchir la prochaine grande étape vers le développement de votre pratique :

Déléguer le travail juridique

Nous pouvons vous entendre maintenant, avec toutes les raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas déléguer :

Je n’ai pas le temps de former quelqu’un. Je n’ai pas l’argent pour embaucher quelqu’un. Je n’ai pas assez de travail. Ce sera plus rapide de le faire moi-même. Cela ne prend que 30 secondes…

Nous les avons tous entendus. Mais la délégation est la clé pour libérer le potentiel de votre cabinet d’avocats.

Les 7 meilleurs conseils pour déléguer le travail juridique

1. Identifiez et catégorisez vos tâches

Prenez une pile de notes autocollantes et, pour la semaine prochaine, notez chaque tâche que vous effectuez. Collez-les sur un espace vide de votre mur. Séparez ensuite vos tâches en quatre catégories :

Tâches nécessitant votre expertise ou vos qualifications juridiques Tâches que quelqu’un d’autre pourrait effectuer et que vous n’aimez pas Tâches que quelqu’un d’autre pourrait effectuer, mais vous appréciez Tâches que vous devriez arrêter complètement de faire

Vous devrez continuer à faire les choses de la première catégorie et, au fil du temps, vous voudrez arrêter de faire toutes les choses de la catégorie quatre. Restent les catégories deux et trois. Ce sont les choses que vous allez déléguer.

2. Commencez à déléguer les tâches que vous n’aimez pas le plus

Commencez toujours par déléguer les tâches de la catégorie deux : les choses que vous n’aimez vraiment pas faire. Vous savez que votre instinct vous poussera à reprendre une tâche la première fois que quelqu’un fera une erreur. Vous serez moins susceptible de faire cela si c’est quelque chose que vous détestez !

3. Changez votre état d’esprit à l’égard du temps

Combien de fois avez-vous dit : « Ce sera plus rapide de le faire moi-même » ? Investir du temps dans la formation n’est pas une perte de temps. Si vous avez suivi notre série, vous aurez déjà mis en place des procédures opérationnelles standard, ou SOP. Une fois que vous aurez appris à quelqu’un à suivre vos SOP ou à utiliser votre système, vous n’aurez plus jamais à effectuer cette tâche. Oui, la formation prendra du temps une ou deux fois… mais vous gagnerez du temps à perpétuité.

4. Délégué aux avocats indépendants

Au fur et à mesure que vous commencez à évoluer, vous pourriez avoir plus de travail que vous ne pouvez en gérer avant d’être prêt à embaucher un associé à temps plein. Envisagez de déléguer le travail juridique à des avocats indépendants, également appelés avocats de pointe. Des avocats indépendants peuvent intervenir pour gérer des projets juridiques spécifiques, des comparutions devant le tribunal, l’examen de documents et des recherches juridiques. Ils peuvent suivre vos SOP et utiliser vos systèmes, rendant ainsi l’exécution du travail transparente. Assurez-vous simplement d’ajouter une petite majoration à leurs honoraires : vous ne dirigez pas une agence d’intérim !

5. Déléguer à la technologie

La bonne personne pour le poste n’est peut-être pas du tout une personne. Automatisez autant de tâches que possible. La plupart des plateformes de gestion de cabinet disposent d’automatisations capables d’envoyer des e-mails, de planifier des rendez-vous, de créer des documents et de déplacer des informations entre les systèmes afin de minimiser les tâches de saisie de données. Profitez de toutes ces fonctionnalités d’automatisation.

Certaines tâches de recherche et de rédaction peuvent être déléguées, au moins partiellement, à une technologie d’IA comme ChatGPT. Utilisez l’IA pour créer des réponses adaptées aux lettres et aux e-mails, résumer les notes de réunion, simplifier les concepts complexes, traduire le contenu et compiler des FAQ. Il s’agit d’un outil précieux qui permet de gagner du temps, mais n’oubliez pas de vérifier et de personnaliser son résultat pour garantir son exactitude et son alignement avec le style de votre entreprise.

6. Faites le calcul

Lorsque vous commencez à évoluer, vous pensez peut-être que vous n’avez pas les moyens d’embaucher quelqu’un pour prendre en charge le travail administratif. Mais les enquêtes montrent que la plupart des avocats travaillant seuls ou dans des petits cabinets consacrent jusqu’à cinq heures par jour à leur travail non facturable. Alors faisons le calcul.

Multipliez votre taux horaire par le nombre d’heures que vous consacrez chaque jour à un travail non facturable. C’est la somme d’argent que vous laissez sur la table lorsque vous effectuez votre propre travail administratif. Pourquoi? Parce que vous pouvez certainement trouver quelqu’un pour faire ce travail à un prix bien inférieur à votre taux horaire (et probablement plus rapidement aussi).

7. Embauchez avant d’être prêt

Lorsque vous serez prêt à développer votre entreprise, vous serez confronté au dilemme classique de la poule et de l’œuf. Vous voulez attendre d’être sûr d’avoir suffisamment de revenus ou de travail avant de faire venir quelqu’un de nouveau. Mais au fond, vous savez que vous ne générerez jamais suffisamment de revenus ni de travail stable si vous continuez à tout faire vous-même.

Le fait est que vous n’êtes pas obligé de commencer avec un employé à temps plein. Embauchez quelqu’un quelques heures par semaine. Commencez-les sur un ensemble discret de tâches. Déléguer le travail juridique à une personne à temps partiel vous permettra de gagner du temps pour développer de nouvelles affaires ou vous concentrer sur un travail générateur de revenus.

Par exemple, l’un de nos clients en coaching a fait appel à un assistant cinq heures par semaine pour gérer les tâches liées à l’accueil. Presque immédiatement, elle a vu l’impact. Un processus qui prenait une heure et demie ne lui prenait plus que 15 minutes, et ses revenus ont augmenté bien plus que suffisant pour couvrir les frais de son assistant.

La délégation est la clé pour faire évoluer votre entreprise

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* Créer des processus et des SOPS* Automatiser les flux de travail clés* Apprenez quoi déléguer et à qui

La plupart des avocats ne facturent qu’environ 30 % de leur journée de travail. Le reste de la journée est rempli d’administration et de toutes ces petites choses qui « ne prennent que 30 secondes ». Mais ces « 30 secondes » s’additionnent rapidement et vous empêchent de développer efficacement les activités de votre cabinet d’avocats. Pour développer votre entreprise sans vous épuiser, vous devez commencer à déléguer.

Utilisez ces sept conseils pour identifier et hiérarchiser les tâches à déléguer ; embauchez avant d’être prêt et donnez à votre équipe les moyens de disposer de SOP, d’automatisations et de technologies ; et tirez parti des avocats indépendants et de l’IA.

Les personnes qui délèguent efficacement peuvent générer 20 à 50 % de revenus supplémentaires que celles qui font tout elles-mêmes. Si vous souhaitez maîtriser cette compétence essentielle au développement de votre entreprise et obtenir des guides de ressources et une liste de contrôle pour l’intégration des nouveaux employés, consultez Délégation Express.

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Par Karen Dunn Skinner et David Skinner

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