Dans chaque pratique juridique, des processus importants se déroulent avant le début du travail juridique et d’autres se déroulent une fois le travail juridique terminé. Ce sont vos « serre-livres ». Et s’ils ne sont pas efficaces, vous perdez du temps et laissez de l’argent sur la table dans chaque dossier qui transite par votre entreprise. Le processus de facturation de votre cabinet d’avocats est l’un des processus les plus importants à mettre en œuvre.

Cinq conseils pour améliorer le processus de facturation de votre cabinet d’avocats

Les retards de facturation coûtaient une fortune à l’un de nos clients, une entreprise de taille moyenne comptant de nombreux clients en assurance. Leurs gros clients assureurs exigeaient une facture dans les 15 jours suivant le début du mois pour les frais encourus le mois précédent. Les frais encourus les mois précédents ne seraient pas payés et les factures soumises plus de 15 jours après le premier du mois étaient immédiatement rejetées. Cependant, le processus de facturation du cabinet d’avocats était exceptionnellement lent. Ils ne pouvaient pas générer de pré-factures tant que tous les avocats n’avaient pas soumis leur temps, et il y avait invariablement des retardataires. Chaque mois, c’était la panique.

Votre situation n’est peut-être pas aussi désastreuse, mais des retards dans votre processus de facturation peuvent néanmoins avoir un impact important sur votre trésorerie. Voici cinq conseils pour vous aider à résoudre les problèmes de facturation.

1. Communiquez dès le départ vos politiques de facturation et respectez-les !

Une mauvaise communication est l’une des plaintes les plus courantes que les clients formulent à l’égard de leurs avocats. Quel que soit votre processus de facturation, assurez-vous de le communiquer clairement à vos clients dans votre lettre de mission. Incluez-le dans votre package d’intégration client, si vous en avez un. Et puis respectez vos politiques déclarées. Une fois que vous avez créé une attente, les clients seront confus, troublés et peut-être très ennuyés si vous vous écartez.

Assurez-vous d’être très clair dès le départ sur vos frais. Que vous facturiez à l’heure ou que vous utilisiez des frais fixes ou une combinaison des deux, fournissez à vos clients une explication très claire de l’étendue de vos services, afin qu’ils sachent ce qui est inclus dans les frais qui leur seront facturés.

Incluez vos conditions de paiement et les méthodes de paiement acceptables.

2. Utilisez des modèles de facture standard

Si vous utilisez des modèles de facture standard contenant tout ce dont vous avez besoin pour vous conformer aux réglementations en vigueur dans votre juridiction, vous réduirez les erreurs et gagnerez du temps. De plus, les clients réguliers sauront exactement où chercher pour trouver les informations dont ils ont besoin sur vos factures.

Dans le cadre de votre standardisation, assurez-vous d’utiliser également des récits standards. Cela maintiendra la cohérence entre les avocats et les factures individuelles que les clients reçoivent. Les avocats gagneront du temps et les clients sauront plus clairement ce qui leur est facturé.

3. Envoyez des factures rapidement et régulièrement

Les gens sont plus susceptibles de payer volontiers et rapidement lorsque votre excellent service est frais dans leur esprit. À l’inverse, plus vous attendez, plus ils risquent de se plaindre de la facture.

Dans un cabinet que nous connaissons, l’un des avocats avait un arriéré de clients depuis des mois qu’il n’avait pas facturé. Pour l’entreprise, c’était un embarras. Qui a envie d’envoyer une facture plus d’un an après la fin des travaux ? Cela représentait également une perte importante de trésorerie et, en fin de compte, de revenus. Les longs délais donnaient aux clients une excuse potentielle pour ne pas payer du tout.

L’envoi de factures intermédiaires vous permet non seulement d’équilibrer votre trésorerie, mais offre également aux clients des montants à payer plus petits et plus gérables. La dernière chose que vous et vos clients souhaitez, c’est un choc d’étiquette à la fin d’un mandat.

Si vous facturez à l’heure, envisagez de facturer vos clients toutes les deux semaines ou mensuellement plutôt que d’attendre la fin de votre engagement. Si vous facturez par étapes, envisagez de diviser encore plus vos étapes afin de pouvoir facturer plus fréquemment.

4. Facilitez le plus possible le paiement des clients

Vous souhaitez rendre le paiement de vos factures aussi fluide que possible. Cela signifie créer un processus autorisant plusieurs méthodes de paiement, notamment les virements électroniques et les cartes de crédit.

Utiliser une plateforme de facturation qui génère des factures électroniques avec des liens pour payer par carte de crédit est un autre moyen d’éliminer les frictions dans votre processus. Bien que vous puissiez devoir payer des frais lorsque vous utilisez des paiements par carte de crédit, ces frais seront probablement compensés par l’avantage d’être payé rapidement et par des coûts de traitement des paiements internes réduits. En fait, selon le rapport sur les tendances juridiques de Clio, 57 % des entreprises qui acceptent les cartes de crédit sont payées le jour même de la facturation, et 85 % sont payées dans la semaine. Les paiements par carte de crédit facilitent la tâche des clients et peuvent même leur rapporter des points de fidélité ou de voyage qui compensent un peu le coût de vos frais.

Le paiement immédiat vous profite également. Vous disposez des frais immédiatement et vous réduisez les frais administratifs liés aux retards de paiement et aux encaissements. La dernière fois que nous avons fait mettre à jour notre testament, notre notaire avait une machine de point de vente dans le bureau où nous signions nos documents. Nous avons payé par carte de crédit avant de quitter la chambre. Elle avait son argent et nous n’avions pas de facture à payer plus tard dans le mois. C’était chose faite.

Les plans de paiement sont un autre moyen de faciliter les paiements. Les clients effectuent un paiement initial, puis un paiement mensuel jusqu’à ce que leur facture soit payée. Les avocats qui utilisent ce système font état de grands succès et de très peu de défauts. Et, selon Clio, les clients considèrent les modalités de paiement comme un facteur très important lors de l’embauche d’un cabinet d’avocats.

5. Déléguer et automatiser

Si vous êtes un avocat chevronné ou propriétaire d’un cabinet d’avocats, la majeure partie du processus de facturation ne relève pas de votre zone de pouvoir. Autrement dit, ce n’est pas un travail qui requiert vos capacités uniques, vous ne l’aimez probablement pas et ce n’est pas là que vous ajoutez le plus de valeur à l’entreprise.

La facturation est importante, ne vous méprenez pas. Vous pouvez jouer un rôle dans l’examen des préfacturations et dans la confirmation des montants finaux, des dépréciations et des radiations, mais la plupart du processus peut être automatisé ou délégué à d’autres.

La plupart des plateformes de gestion de cabinet et des systèmes comptables des cabinets d’avocats incluent un système de facturation qui élimine de nombreuses étapes, garantit que le temps, les honoraires et les débours sont correctement attribués et génère des factures en quelques clics seulement. Automatisez autant que possible votre processus avec les outils dont vous disposez déjà, ou envisagez d’investir dans un nouveau système qui prendra en charge la facturation à votre place.

Jetez un œil au processus de facturation de votre cabinet d’avocats.

Considérez les cinq conseils de cet article et demandez-vous : comment puis-je faciliter la gestion et le paiement de mes clients ? Lorsque vous maîtrisez votre processus de facturation, vous serez payé plus rapidement, réduisez les coûts administratifs liés à la facturation et au recouvrement, et vos clients seront plus satisfaits. Tout le monde gagne !

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Par Karen Dunn Skinner et David Skinner

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